Informativa sul trattamento dei dati personali per la partecipazione ad Eventi

• Contitolari del trattamento

Ai sensi degli artt. 13 e 26 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), in relazione all’evento [OFFICINA SNELLA] (di seguito, l’“Evento”), i dati personali dei partecipanti, nonché dei docenti e relatori coinvolti a vario titolo, sono trattati congiuntamente dai seguenti soggetti, in qualità di co-organizzatori dell’Evento e Contitolari del trattamento:

• ALLMAG S.R.L., con sede in Strada Torino 37, Cascina Mellano – 10043, Orbassano (TO); P.IVA 05115410010, e-mail info@allmag.it; 
• SINTESIA, con sede Via L. Zamenhof, 817 – 36100 Vicenza (VI); P. Iva: 04264490246, e-mail info@sintesia.com

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR è possibile contattare [info@allmag.it].

• Fonti e categorie di dati personali

Nell’ambito dell’Evento potranno essere trattati i seguenti dati personali riferiti ai partecipanti e agli altri soggetti coinvolti:

• dati anagrafici e identificativi, quali nome e cognome; 
• dati di contatto, quali indirizzo e-mail, numero di telefono e azienda/ente di appartenenza; 
• dati professionali, quali ruolo, funzione aziendale o ambito di attività; 
• eventuali ulteriori informazioni fornite in sede di registrazione, richiesta di partecipazione, organizzazione o svolgimento dell’Evento; 
• immagini fotografiche e riprese audio/video raccolte nel corso dell’Evento, al fine di documentarne lo svolgimento e le attività ad esso connesse. Le foto e i video saranno di norma effettuati in modo da rappresentare il contesto complessivo dell’Evento e non la singola persona. Qualora siano realizzate riprese o fotografie in primo piano di specifici soggetti, sarà raccolto un apposito consenso e, eventualmente, la relativa liberatoria all’utilizzo dell’immagine.

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato, in occasione della compilazione del form di iscrizione, dei contatti organizzativi o della partecipazione all’Evento.

• Finalità del trattamento

I dati personali degli interessati sono trattati dai Contitolari per le seguenti finalità (per ciascuna delle quali, tra parentesi, è indicata la base giuridica):

1. consentire l’iscrizione e la partecipazione all’Evento (esecuzione di misure precontrattuali e/o esecuzione di un rapporto contrattuale – art. 6, co. 1, lett. b), GDPR);
2. adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa europea (adempimento di obblighi legali – art. 6, co. 1, lett. c), GDPR);
3. inviare comunicazioni di servizio relative all’Evento, nonché trasmettere materiale informativo, documentazione, atti o contenuti connessi alla partecipazione (legittimo interesse – art. 6, co. 1, lett. f), GDPR);
4. gestire le attività di coordinamento tra i Contitolari connesse all’organizzazione, allo svolgimento e al follow-up dell’Evento, ivi compresa la condivisione dei dati personali dei partecipanti, dei docenti e dei relatori nella misura necessaria alla comune gestione dell’iniziativa (esecuzione di un rapporto contrattuale – art. 6, co. 1, lett. b), GDPR e, ove necessario per il coordinamento organizzativo tra i co-organizzatori, legittimo interesse dei Contitolari – art. 6, co. 1, lett. f), GDPR);
5. documentare e dare visibilità all’Evento attraverso fotografie e riprese audio/video di carattere generico realizzate nel corso dello stesso (legittimo interesse – art. 6, co. 1, lett. f), GDPR); nonché, previo specifico consenso dell’interessato, realizzare fotografie e riprese audio/video in primo piano e/o esclusive dei relatori e dei docenti partecipanti all’Evento, da utilizzare anche per finalità di comunicazione e promozione istituzionale, ivi inclusa la diffusione sul sito internet e sui canali social dei Contitolari, previa sottoscrizione di apposita liberatoria per l’utilizzo dell’immagine (consenso dell’interessato – art. 6, co. 1, lett. a), GDPR) e esecuzione di un rapporto contrattuale – art. 6, co. 1, lett. b), GDPR);
6. accertare, esercitare o difendere i diritti dei Contitolari in sede giudiziaria o stragiudiziale (legittimo interesse – art. 6, co. 1, lett. f), GDPR);
7. inviare comunicazioni informative, promozionali e di marketing relative alle attività dei Contitolari, mediante strumenti automatizzati e tradizionali di contatto (consenso dell’interessato – art. 6, co. 1, lett. a), GDPR).

Il trattamento dei dati personali è effettuato da personale autorizzato dai Contitolari e da eventuali soggetti terzi debitamente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con modalità strettamente correlate alle finalità sopra indicate e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità e riservatezza previsti dal GDPR. I Contitolari rispondono congiuntamente dei trattamenti descritti nella presente informativa; la ripartizione interna delle rispettive attività riflette l’assetto organizzativo adottato nella prestazione dei servizi connessi all’organizzazione e alla gestione dell’Evento.

• Conseguenze del rifiuto di conferire i dati

Il conferimento dei dati personali richiesti per le finalità di cui alle lettere a), b), c) e d), è necessario per consentire l’iscrizione, l’organizzazione, la gestione e la partecipazione all’Evento, nonché per l’adempimento dei connessi obblighi normativi e organizzativi. L’eventuale mancato conferimento dei dati necessari per tali finalità potrà comportare l’impossibilità di perfezionare l’iscrizione, consentire la partecipazione all’Evento, trasmettere comunicazioni di servizio o gestire correttamente gli adempimenti connessi allo svolgimento dell’iniziativa. Con riferimento alla finalità di cui alla lettera e), il trattamento avviene nei limiti di quanto indicato nella presente informativa. Resta inteso che, in caso di riprese o fotografie in primo piano di specifici soggetti, sarà richiesto un apposito consenso e sarà acquisita la relativa liberatoria per l’utilizzo di tali immagini. Con riferimento alla finalità di cui alla lettera g), il conferimento dei dati e il relativo consenso sono facoltativi. L’eventuale mancato consenso non pregiudicherà in alcun modo l’iscrizione o la partecipazione all’Evento, ma comporterà unicamente l’impossibilità per i Contitolari di inviare comunicazioni informative, promozionali e di marketing relative alle proprie attività.

• Periodo di conservazione

I dati personali saranno conservati, in generale, per il tempo necessario a perseguire le finalità del trattamento, in funzione della categoria di dati e delle finalità per cui sono stati raccolti. I Contitolari potranno conservarli per un periodo ulteriore qualora ciò sia necessario per adempiere a obblighi di legge e/o per dare esecuzione a ordini o richieste dell’Autorità competente. 

• Trasferimenti extra UE

Il trattamento avverrà prevalentemente in Italia e UE, ma potrebbe anche svolgersi in paesi extra-UE ed extra-SEE qualora ritenuto funzionale all’efficiente assolvimento delle finalità perseguite, nel rispetto delle garanzie a favore degli interessati.

• Categorie di destinatari

Per il perseguimento delle finalità sopra indicate e nei limiti di stretta pertinenza rispetto alle stesse, i dati personali degli interessati potranno essere comunicati o comunque resi accessibili ai seguenti soggetti:

• personale interno debitamente autorizzato dai Contitolari; 
• consulenti, fornitori di servizi, soggetti incaricati dell’organizzazione dell’Evento e altri soggetti terzi che svolgano attività per conto dei Contitolari, nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• eventuali partner dell’Evento o altri soggetti coinvolti nella sua realizzazione, esclusivamente nei casi e nei limiti in cui la comunicazione risulti necessaria o comunque lecita in relazione alle finalità descritte;
• Autorità competenti e altri enti pubblici, nei casi previsti dalla legge o su richiesta delle stesse.

Nei casi in cui la comunicazione dei dati a terzi richieda il preventivo consenso dell’interessato, tale consenso sarà richiesto separatamente; l’eventuale mancato rilascio potrà comportare l’impossibilità di dare corso alle sole attività che presuppongono tale comunicazione, senza pregiudicare la partecipazione all’Evento.

• Diritti degli Interessati

In ogni momento l’interessato può esercitare, nei confronti dei Contitolari, i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR, ove applicabili (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, assenza di processi di decisione automatizzati). L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). Qualora il trattamento si basi sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso prima della revoca. 

Presa visione dell’Informativa e ulteriori consensi

Dichiaro di aver letto e compreso l’informativa resa dai Contitolari ai sensi degli artt. 13 e 26 del GDPR.