Organizzazione da chef: 5S Il gusto dell’efficienza

Che cos’è il metodo 5S e perché è importante?

Nel mondo del lavoro moderno, efficienza, ordine e sicurezza sono le fondamenta del successo. Il metodo 5S, sviluppato nel contesto del Toyota Production System, aiuta le aziende a costruire ambienti di lavoro più produttivi, sicuri e organizzati.

Per rendere questi concetti più vicini alla nostra quotidianità, immaginiamo un’attività domestica: preparare una cena per amici o un pranzo domenicale in famiglia in tempi contenuti per potersi occupare non solo della preparazione della ricetta ma di tutto ciò che riguarda la casa quando si ospita qualcuno. Verificare che tutto sia in ordine, preparare la tavola, curare dettagli per accogliere gli ospiti…

Cucinare bene per gli altri e anche per sé richiede ordine, strumenti giusti, pulizia, metodo e costanza. Esattamente come un’azienda che applica le 5S.

Il termine “5S” deriva da cinque termini giapponesi che rappresentano i cinque passaggi di questo metodo:

1. Seiri (smistamento) – smistare e rimuovere tutto ciò che non è necessario

In cucina: prima di cucinare, controlli cosa c’è in dispensa e nel frigo. Deciso il menù, metti via quello che non serve e lasci a portata solo gli ingredienti utili. Liberi il tavolo di lavoro per posizionare gli attrezzi necessari alla preparazione e essere fluido nel seguire i passaggi della ricetta, aspetto fondamentale per la riuscita!

In azienda funziona nello stesso modo! Per organizzare la postazione per lavorare bene è fondamentale smistare gli strumenti di lavoro e lasciare spazio solo a ciò che serve. Questa fase prevede la selezione e la rimozione di tutto ciò che non è necessario dal posto di lavoro (ad esempio attrezzature di lavoro, utensili, documenti e appunti, rifiuti, ecc.) per creare un ambiente pulito ed efficiente.

2. Seiton (Sistematizzare) – (Ri-)organizzazione di tutte le cose rimanenti

L’idea è quella di organizzare gli elementi rimanenti in modo che siano facili da trovare e utilizzare.

In cucina: organizzi il piano cottura, metti il coltello vicino al tagliere, le spezie a portata, la pentola giusta sui fornelli. Ogni cosa ha il suo posto.

In azienda: organizzare utensili, documenti e strumenti di lavoro in modo che siano sempre accessibili e in ordine logico.

Un ambiente di lavoro strutturato e ben organizzato contribuisce all’efficienza e alla riuscita della tua ricetta.

3. Seiso (Pulizia) – Pulizia regolare del posto di lavoro

In cucina: pulisci il piano di lavoro mentre cucini. Eviti così spiacevoli contrattempi, lavori meglio e ti muovi con sicurezza.
In azienda: la pulizia regolare del posto di lavoro permette di prevenire guasti e migliora il benessere dei lavoratori. La pulizia non contribuisce solo alla sicurezza, ma anche all’individuazione di problemi e irregolarità.

In cucina: definisci regole condivise. Sai dove sono gli utensili, quando si lavano i piatti, come si conservano gli avanzi. Questo aiuta tutti in casa a collaborare. In azienda, la standardizzazione garantisce ordine e coerenza per tutti i membri del team.

Questa fase prevede la pulizia regolare del luogo di lavoro per mantenere un ambiente sicuro e piacevole. La pulizia non contribuisce solo alla sicurezza, ma anche all’individuazione di problemi e irregolarità.

In cucina: se ogni giorno mantieni l’ordine, cucinare diventa naturale. In azienda è lo stesso: la disciplina quotidiana rende le 5S parte della cultura organizzativa, non un’eccezione.

4. Seiketsu (Standardizzare) – Introdurre processi e standard (di lavoro)

In cucina: stabilisci una routine e definisci regole condivise affinché la cucina possa essere sempre a pronta all’uso per ricette top. Condividi dove metti pentole e utensili, come conservi gli alimenti, quando lavi i piatti e come si mantieni in ordine il piano cottura. Così anche gli altri possono aiutarti.
In azienda: definisci regole chiare e condivise per mantenere ordine e pulizia. Checklist, colori, segnali visivi aiutano tutti a rispettarle. Lo sviluppo di standard e processi per mantenere i risultati dei primi tre passaggi contribuisce a creare chiarezza e coerenza nei flussi di lavoro.

5. Autodisciplina ( Shitsuke ) – Aderenza agli standard per il miglioramento continuo

In cucina: se ogni giorno mantieni ordine, cucinare diventa semplice. Lo fai senza pensarci e lo può fare qualsiasi membro della famiglia.
In azienda: tutti i collaboratori si impegnano a rispettare le regole, ogni giorno. Così le 5S diventano parte della cultura aziendale.

Insieme, questi cinque passaggi contribuiscono a creare un ambiente di lavoro ben organizzato, sicuro ed efficiente. Il metodo 5S promuove una cultura di miglioramento continuo: Kaizen. Con il termine Kaizen si intende il processo di miglioramento continuo. Si tratta di una filosofia che mira a realizzare piccoli miglioramenti incrementali in tutti gli aspetti dell’azienda, siano essi processi, prodotti o prestazioni dei dipendenti. Il Kaizen incoraggia i dipendenti a contribuire attivamente con suggerimenti per il miglioramento e ad apportare regolarmente piccole modifiche.

Perché le 5S sono importanti per le aziende?

Il metodo 5S non è solo teoria industriale: è una ricetta di buon senso applicabile ovunque ci sia bisogno di efficienza, di produttività, di qualità e di aumentare la sicurezza sul lavoro. Che si tratti di una fabbrica o della tua cucina, i principi sono gli stessi: elimina, organizza, pulisci, standardizza, persevera.

Ecco alcuni vantaggi specifici del metodo 5S per le aziende:

1. Aumento dell’efficienza: l’ambiente di lavoro viene ottimizzato eliminando gli elementi non necessari ( Seiri ), organizzando sistematicamente ( Seiton ) e standardizzando i processi lavorativi ( Seiketsu ). Ciò comporta una riduzione degli sprechi, tempi di ricerca più brevi e un utilizzo complessivamente più efficiente delle risorse.
2. Risparmio sui costi: il metodo 5S mira a ridurre al minimo gli sprechi, siano essi sotto forma di inventario in eccesso, costi di trasporto non necessari o manodopera sprecata. Implementando il metodo 5S, le aziende possono ridurre i costi e migliorare la propria redditività.
3. Miglioramento della qualità: la standardizzazione ( Seiketsu ) aiuta a creare flussi di lavoro coerenti e affidabili. Ciò contribuisce a migliorare la qualità dei prodotti o dei servizi, poiché la standardizzazione spesso va di pari passo con standard qualitativi chiari.
4. Sicurezza sul posto di lavoro: la pulizia regolare ( Seiso ) e la disposizione sistematica degli oggetti ( Seiton ) aiutano a identificare ed eliminare potenziali pericoli. Un ambiente di lavoro pulito e organizzato promuove la sicurezza dei dipendenti e riduce il rischio di incidenti.
5. Partecipazione e motivazione dei dipendenti: il metodo 5S promuove il coinvolgimento dei dipendenti nel processo di miglioramento continuo. I dipendenti sono incoraggiati a partecipare attivamente all’implementazione dei principi 5S e a contribuire con le proprie idee per migliorare l’ambiente di lavoro. Ciò può portare ad una maggiore motivazione e soddisfazione dei dipendenti.
6. Orientamento al cliente: standardizzando i processi e migliorando la qualità, le aziende possono lavorare in modo più orientato al cliente. Ciò può aumentare la soddisfazione del cliente e rafforzare la competitività. Allo stesso tempo, una deviazione viene rilevata più rapidamente.
7. Miglioramento continuo: il metodo 5S getta le basi per una cultura di miglioramento continuo. Adottando i principi delle 5S come abitudine quotidiana ( Shitsuke ), le aziende possono rispondere con maggiore flessibilità ai cambiamenti e svilupparsi costantemente.

Il metodo 5S offre un approccio strutturato per migliorare l’organizzazione, l’efficienza e la sicurezza sul posto di lavoro. Attraverso la selezione, la sistematizzazione, la pulizia, la standardizzazione e l’autodisciplina, le aziende possono ridurre gli sprechi, stabilire standard di qualità e promuovere una cultura lavorativa positiva. Il metodo 5S non è solo uno strumento per aumentare l’efficienza, ma anche un modo per promuovere il miglioramento continuo e ottimizzare le prestazioni complessive di un’azienda.

Allmag è al tuo fianco per formare il tuo team, migliorare i processi e costruire un’organizzazione più efficiente. Ogni giorno ci impegniamo nella progettazione di postazioni di lavoro che rispondano alle 5S perché le aziende possano raggiungere l’eccellenza attraverso il miglioramento continuo.